策略即服務:讓策略成為公司心跳

  • 設計你的策略

策略是組織的核心,也主導著組織日常運作的節奏,並不是一年才舉行一次的異地訓練。同時,策略也應讓員工能夠切身體會,而非只是管理團隊所欲強推的東西。這就是「策略即服務」的意涵,藉著這個概念,您可透過三個反覆步驟開發、推行及調整靈活的公司策略。「策略即服務為我們省下了至少 150 萬歐元的人事流動成本。」 ——荷蘭 NEP 公司總經理 Ralf van Vegten 親身分享。

2018 年 4 月,Ralf van Vegten 接下了荷蘭 NEP 公司總經理的職位,這家媒體科技公司為許多荷蘭知名的電視及廣播節目提供服務,包括 Op1、RTL Nieuws、Veronica Inside 及 I love Holland 等等。然而,Ralf van Vegten 所接下的是一項艱難的工作。隨著科技的快速發展,以及媒體消費方式推陳出新,市場變化越來越快。這些發展都威脅著 NEP 現有的商業模式,因此,這間公司亟需採取行動。

在此同時,Van Vegten 還要擔心員工大量流失。這是因為,工作現場以及管理團隊之間仿佛隔著天涯海角的距離,在一次員工年度問卷調查當中,員工就直截了當地表示,相當不滿公司高層溝通策略的方式。這也讓 Van Vegten 意識到,必須即刻採取行動,因為改變刻不容緩。

 

「按照目前這個人事流動速度,未來幾年,我們的營業額將憑空蒸發一大部分。」

 

溝通策略

在 Business Models Inc.(BMI•)的創辦人 Patrick van der Pijl 看來,NEP 於兩年前所經歷的狀況並非特例,類似情形在他周遭不斷發生。「適應市場變化、成功開發新的商業模式、提升員工參與度,這些目標的實踐來自一個共同基礎,那就是公司策略。然而,這也是許多組織失敗的地方。」

「許多公司以宛如大轟炸的方式向員工呈現年度策略,他們會舉辦一場大型、所費不貲的會議,集結所有員工,並一次性地呈現公司策略。但這樣的方式對員工來說,可一點不驚喜。他們一年只聽到這麼一次關於公司策略的資訊,而且還必須將之帶回到自己的部門,並實踐到日常工作場所。以這種方式溝通,策略永遠只會停留在白紙黑字,無法成為真正的對話。」


BMI 以設計流程看待公司策略

部門間來回發送試算表檔案,檔案中紀錄了所有關於客戶、營業額及利潤的預測數字。最後,管理部門會將所有資訊都打包整理成一份周密的策略文件。許多企業組織仍以這種方式制定長期計劃。然而,在我們看來,這種方法早已過時。仔細想想,市場發展、全新科技、不同的商業模式,以及不斷變化的客戶需求,這些因素無不左右著企業的未來;然而,在傳統的策略制定方式當中,這些重要因素總是不受關注。

電視節目模式

我們認為,策略制定應被視為一個設計流程。這與電視節目的製作模式相當類似,團隊會以一個固定模式為基礎,來激發出組織內各種策略討論。以市場為例,一開始,應對市場進行徹底分析,接著提出初步設計,以經營環境分析圖來說,當中應清楚呈現客戶需求、相關法規、新科技,以及不確定性等資訊。藉此,便可使市場的所有相關特性一目了然。

策略討論

接下來,便是和管理團隊成員以及產品專家進行為時一個半到兩個小時的策略討論。在這個過程中,扮演主持人的角色必須持續提出正確的問題。例如,市場的不確定性是否符合預期?我們是否忽略了某項科技?是否周全考慮了社會當前的新發展?在針對市場的策略討論結束之後,便可將討論主題轉為客戶以及商業模式。這樣一來,所有重要的層面都會逐一討論。

未來路徑圖

透過這個方法,您的組織將能夠在兩天之內訂定出未來路徑圖,這也是構成策略的基礎。藉著和客戶及其他合作夥伴討論,您可更進一步驗證結果。如此一來,策略將不再只是一份份的試算表,上頭羅列著未經驗證的假設,而是基於當前狀況所設下的願景。


 

所費不貲的策略會議

BMI 曾擔任一間大型國際金融機構的策略合作夥伴長達五年的時間。這段期間,該公司每年都會召開會議,並召集 250 多名高階主管,共同在兩天之內討論接下來一年的策略計畫。會議的準備可說是不惜一切代價。準備時間至少六個月,在這段期間,所有準備必須完美到位。「這次會議的主題為何?誰會在會議上發言?與會者要在哪裡過夜?會議餐點如何處理?這些會議盛大的程度簡直就到了瘋狂的程度」Van der Pijl 表示。

 

資訊過時速度之快

以傳統的方式制定策略還有一個最主要的缺點,那就是速度,更確切地來說,是缺乏速度。「準備大型的策略會議至少需要半年時間。在這之後,高階主管必須再向其團隊轉達在會議當天所得到的資訊。但在這之前,企業溝通部門的負責人尚需花四週的時間整理會議文字紀錄。因此,當基層真正取得公司策略相關資訊時,也早已過時了。以這種方式呈現公司策略不僅耗資不斐,也毫無彈性可言。」

 

「以這種方式呈現公司策略不僅耗資不斐,也毫無彈性可言。」 —— Patrick van der Pijl

 

因對的人而有所不同

讓我們回到 2018 年的春天,回到 Ralf van Vegten 的故事。這位新上任的總經理想要了解 NEP 當前的商業模式是否永續、欲研究哪些新價值主張具有發展可能,並進一步確立該公司未來十年的核心價值觀。因此,他轉而尋求 BMI 商業模式設計師的協助(欲進一步了解,請參見以「BMI• 以設計流程看待公司策略」段落)。「設計階段完成之後,我們面臨新的挑戰,那就是如何將策略應用到工作場所中的每個角落。我想以有別於以往的方式推動策略,員工才能有更深刻地體會,也才能促成真正的對話。這樣的作法,也才符合我的理念,那就是以員工為 NEP 的中心。畢竟,設備、硬體,以及軟體四處都買的到,但是,唯有集合 NEP 800 名員工的知識及經驗,才能締造非凡。」

 

以電視訪問呈現公司策略

盡可能地將公司員工集合起來,並將企業策略傳達下去。這樣的情境可能很多 CEO 都在腦海中想像過數十次。然而,Van Vegten 表示,對於大部分員工來說,這樣的溝通方式仍無法清楚傳達公司策略。因此,他想出了新的方式,來向員工呈現 2019 年的年度策略計劃。「以每個人都能理解的方式來呈現複雜的故事,並在此同時,持續促進良好的互動。這種事在生活中真的有可能嗎?當然有可能,談話性節目就是最好的例子。於是,我們請來了荷蘭談話性節目 Jinek 及 De Wereld Draait Door 當時的編輯,一同與整個管理團隊製作了一集關於 NEP 的節目。我們提供了所有資訊,他們也開始著手工作,當中也包括了與管理團隊、員工及客戶的初步討論。」

 

「我可以說,接受訪談是完全不一樣的事。」—— Ralf van Vegten

 

接受記者訪談

溝通公司策略的方法有很多種,其中之一便是透過記者訪談。隨著攝影機開拍,您所講的每個字、每個微笑,以及每個猶豫的瞬間,都會被清楚地捕捉下來。即便事前已經知道要受訪的問題,但對於要回答的內容仍尚未深思熟慮。這與公司策略大會給人的氛圍相當不同,在大會的舞台上,所有演講內容都經事前擬稿。也因此,Ralf van Vegten 表示:「我可以說,接受訪談是完全不一樣的事。」以這種方式,員工會覺得您是在講述一個真實的故事,而不只是照本宣科地念稿。這使企業得以向受眾傳達更真誠的訊息,進而增進客戶認同感。

 

以多元作為核心價值

在 Eva Jinek 主持的談話性節目中,也討論了 NEP 的多元化政策,這也是 Van Vegten 在未來幾年欲推動及關注的議題。「我很高興她提出這個問題,因為對此議題,我們制定了相當完整的計劃。」但在訪問中,主持人冷不防地問道:「您怎能對此議題如此有信心?在我採訪的同時,身旁都是約 45 歲的白人男性,這讓我很難相信您們對職場多元的承諾。」針對此問題,Van Vegten 表示:「這樣的問題令人正襟危坐,我得吐露真言,但當然也藉機會解釋了 NEP 在未來幾年要如何使公司變得更加多元,我們將雇用更多女性及來自不同背景的人,管理團隊當然也不例外。」

 

「我們的員工都親眼見證公司的變化,並更了解公司未來的發展方向。」—— Ralf van Vegten

 

策略影片分享

NEP 的努力可不只是參與談話性節目。現在,該公司每個月都會發布新的影片,在影片中,會由 Van Vegten 親自與員工分享公司策略。以集中生產計劃的影片為例,影片中便說明了公司將如何把資源都移轉到數據中心。Van Vegten 也承認:「當然,這聽起來還是很模糊。但在影片中,我們呈現了相當具體的步驟,以這個例子來說,影片中便介紹了我們在英國及挪威所建設的數據中心。這樣一來,對員工來說,整個計畫便不再只是海市蜃樓。員工若能親眼見證公司的變化,便能更了解公司未來的發展方向。不管是何種溝通模式,一定都有暢通的管道得以和受眾進行對話。」

 

策略、溝通及對話

Patrick van der Pijl 表示,NEP 的方式證明了企業能夠以不同的方式推動公司策略。策略的推動不該是每年年末才舉行一次的大型活動,而應作為企業日常運作的節奏及心跳。「這就是我們所說的策略即服務(SaaS)。」策略應是一個持續設計、交流及對話的過程。透過這種方式,願景便不再只存於管理團隊及公司顧問心中,而是組織內每個員工所共同努力的目標」Van der Pijl 表示。

 


策略即服務三大環節

  1. 設計
    以設計流程制定出清楚的願景。
  1. 溝通
    溝通不能只靠一次性的異地活動,而應視組織的規模及文化,以多種形式推動長期溝通。
  1. 對話
    與組織所有內外部利害關係人保持暢通對話,以持續調整策略。藉此,您可以獲得足夠資訊以更新策略。


 

如 NEP 一樣,您可透過談話節目、影片分享,以及互動式會議與員工溝通。不過,當然還其它成本較低的溝通形式,例如線上研討會、互動式研討會,以及各部門所舉辦的小型會議。「重要的是,選擇適合您企業的溝通方式,以及傳達訊息的人」Van der Pijl 表示。「唯有這麼做,才能顯得真誠,且使策略得到員工的大力支持。除此之外,分享需要改進的地方也很重要,這樣一來,才能得到員工信任。」

然而,要真正落實策略即服務,還差最後一步。正如市場環境及客戶期望一樣,公司內部的流程時時在改變。此外,也並非所有在草稿圖上設計的東西都能百分之百付諸實踐。因此,策略開發是個永不停歇的過程。「這就帶到了策略及服務的第三個環節——對話。事實上,此一環節才是一切流程的開始。所謂「對話」意指針對策略不斷進行討論,特別是跟您的員工、客戶、供應商及其他利害關係人。藉此,您可持續調整策略,而在這個過程中所做出的改變也會自動成為溝通的一部分」Van der Pijl 表示。

 

「所謂『對話』意指針對策略不斷進行討論」—— Patrick van der Pijl

 

企業的心律調節器

設計、溝通、對話,正是這三大環節共同構成了「策略即服務」。在當今這個時代,各種改變接踵而來,員工也比過往更加直言不諱。因此,策略即服務可說是最符合這個時代精神的策略方法。過往的例子也證明,若企業能成功結合策略即服務的三大環節,則能更上一層樓。然而,這也正是最困難的地方。「在多數組織當中,策略相關的對話並不夠深入。而 BMI 的角色,便是作為企業的心律調節器,以循序漸進的方式促進策略對話」Van der Pijl 表示。

「但許多公司內部已經有策略及溝通部門,BMI 並不是要取代這些人,而是以共創的方式提供所需協助,並為各部門補足尚欠缺的能力。BMI 所扮演的角色就像是這整個策略過程的推進器,以及不同部門之間的黏著劑。作為外部第三方,BMI 著眼的並非眼下的問題,透過我們的協助,組織能夠更快速地突破遇到的瓶頸。」

 

組織越加靈活

BMI 及 NEP 之間的合作證明了「策略即服務」適用於不同品牌公司。BMI 為策略設計專家及企業的心律調節器;而 NEP 則為創意合作夥伴及生產製作方,負責將策略相關資訊透過不同管道傳遞出去。從談話節目、線上研討會、一對一訪談到影片分享,策略即服務讓組織變得更加靈活。藉此方式,企業得以將策略故事真正付諸實踐於工作場所,並為員工指引正確的方向。Van der Pijl 也說道:「這樣一來,策略才能真正發揮其功能,那就是促進組織中每個人的對話。許多企業都有這樣的抱負,但光憑一己之力卻難以將之付諸實行,而我們的角色,就是確保所有拼圖都拼湊在一起。」

 

「這樣一來,策略才能真正發揮其功能,那就是促進組織中每個人的對話。」—— Patrick van der Pijl

 


策略即服務,歡迎親身體驗

您也想親身體驗策略即服務如何實際運作嗎?透過共創,我們會先提出初步的客製化設計,接著進行小規模測試,這樣一來,便可確保計畫得以順利實行。藉由此實驗,您可更了解策略即服務如何實踐,以及其將為您的組織帶來什麼樣的影響。在結果得到驗證之後,我們才會進一步擴大策略即服務計畫。

歡迎聯繫


 

人事流動率大幅減少

Ralf van Vegten 領導 NEP 至今已超過兩年。這兩年來,發生了很多改變。NEP 在各方面的表現都達到領先標竿,包括員工參與明顯提升、人事流動率降低、組織變得更加靈活、員工更清楚了解公司策略方向以及他們所各自扮演的角色。這也是 Van Vegten 在 2018 年想都沒想到的成果。員工意見調查結果也指出,大多數員工現在更清楚公司未來的發展方向。

「若想得知更具體的成果,可以參考我們的人員流動率」Van Vegten 表示。「與兩年前相比,人員流動率減少了一半。這表示 NEP 在生產力、招聘成本及培訓時間上至少省下了 150 萬歐元。策略即服務使我們得以做出改變、帶來影響,其所造就的成果令我相當驚訝。NEP 的員工現在更了解公司的目標,以及身為員工努力工作的原因,我認為這是我們在過去兩年中最大的收穫。」

 

想進一步瞭解策略即服務的相關資訊嗎?

了解更多

Comments

Stay Posted.

Keep up to date on what our clients have to tell, new tools, training and cool content.