Maak ruimte voor strategie discussie: een strategische War Room

  • Design Thinking
  • Ontwerp je Strategie
  • Tool
  • Valideren & Experimenteren

De manier waarop strategie ontworpen wordt zou zich op dezelfde manier moeten ontwikkelen als de manier waarop we werken zich ontwikkelt.

Door de snel veranderende manieren van werken, blijven werkplekken zich ook ontwikkelen, waar het delen van werkplekken de werkstijl van de toekomst aan het worden is. We leven in een tijd waar het aantal ZZP’ers en ook de mobiele werknemers sterk aan het toenemen is. Daardoor ontstaan er steeds meer ruimtes waar het co-working concept omarmt wordt. Overal waar je kijkt schieten co-working ruimtes, café’s en innovatieve kantoor designs als paddenstoelen uit de grond. Deze nieuwe ruimtes herdefiniëren onze verwachtingen van een werkplek, de grens tussen werk en privé vervaagt.

War room

Maar zelfs bedrijven die de meest moderne en innovatieve werkruimtes hebben, werken vaak nog steeds op de ouderwetse collaboratieve manier. Vooral op het gebied van het ontwerpen van een strategie. Als men denkt aan strategie discussies, wordt er al snel gedacht aan oude stoffige vergaderruimtes en het eindeloos werken aan een jaarplan die aan het einde van de rit niet geïmplementeerd wordt. Als je geluk hebt, kom je misschien ergens tussen de overload aan e-mails, documenten of powerpoint slides een ‘clue’ tegen van alle gesprekken die er zijn gevoerd. Strategie is ongrijpbaar, niet toegankelijk en irrelevant voor de meeste mensen die werkzaam zijn in een organisatie.

Kijk naar de snel veranderende wereld waar wij ons op bevinden! Organisaties zouden hun manier van strategie discussie en -design hierop moeten aanpassen. “Businessmodellen bederven als yoghurt in de koelkast”, aldus Alex Osterwalder. Om te kunnen concurreren in deze veranderende wereld, moeten zowel startups als scale-ups als corporates hun methodes voor strategie discussie- en ontwerp upgraden.

Maak ruimte voor strategie discussie: de Strategy War Room

 Een ‘war room’ wordt opgezet om mensen bepaalde taken te laten uit voeren, binnen een bepaalde tijd en onder moeilijke omstandigheden. Om dit te bereiken, is elke ‘war room’ voorzien van apparatuur, materialen en een team. Als je bekend bent met IT-projecten heb je misschien al samen met een team in een ‘war room’ dagenlang gezwoegd om een website of een ander soort project live te krijgen. Je kunt zo’n zelfde war room opzetten voor het ontwerpen van een strategie. In een strategische war room kan het team vanaf moment één samen aan de slag gaan met het ontwerpen van een strategie. Hierbij is het belangrijk om de teamleden aan te moedigen om actief samen te werken en te experimenteren. Het hele team zal zich hierdoor betrokken voelen bij het proces en zij zullen samen een verantwoordelijkheidsgevoel gaan dragen voor een succesvolle implementatie van de strategie.

Velen geloven dat een fysieke kamer beter werkt om een strategische war room op te zetten, omdat het als ‘een concept’ minder goed werkt en blijft ronddwalen. We hebben gemerkt dat veel bedrijven en organisaties een ruime locatie of zelfs een hele verdieping reserveren voor bijvoorbeeld een creatieve brainstorm, waar zitzakken aanwezig zijn en veel post-its notes aan de muur gehangen kunnen worden. Het ontwikkelen van de co-creatiecultuur binnen organisaties is van cruciaal belang, het inrichten van een ruimte waar iedereen bij elkaar kan komen is slechts de eerste stap. Maar hoe zetten we dit co-creatieproces om in het ontwerpen van een strategie in een war room?

Eigenlijk is er voor een strategische war room alleen een muur of deur nodig. Het is een mobiele en flexibele ruimte die het team uitnodigt om samen te creëren en ontwerpen. De kamer weerspiegelt de realiteit, maar kan gaandeweg ook veranderen door nieuwe inzichten en projectontwikkelingen.

Het basisprincipe van een War Room: het heden en de toekomst tegelijkertijd in kaart brengen.

Gebaseerd op onze ervaringen met het leiden van strategische discussies en innovatieprocessen voor verschillende organisaties hierbij een strategie war room ontwerp dat als uitgangspunt genomen kan worden. Het basis principe van een war room is dat het heden en de toekomst tegelijkertijd bekeken kunnen worden. Wat wij vaak zien is dat teams alleen maar discussies voeren over de toekomst, en iedereen hun mening of gedachten over het heden gemakshalve vergeet. Wat is het gevolg hiervan?

We hebben een eenvoudig experiment gedaan waarin medewerkers van dezelfde organisatie gevraagd werden om het businessmodel van ‘het heden’ te beschrijven in de vorm van een Business Model Canvas. Hieruit bleek dat de medewerkers een heel ander beeld hadden van het bedrijf, en wat het bedrijf deed, dan waar het bedrijf zich werkelijk in begaf. Deze verschillende aannames zijn vaak onzichtbaar als er alleen gepraat wordt over de toekomst waardoor voorgestelde ideeën geen aansluiting vinden.

Een strategische war room kan helpen om met je team het heden en mogelijkheden van de toekomst met elkaar te verbinden.

Creëer een manier van denken waar verkennen en experimenteren centraal staan.

Een strategische war room kan het team helpen om een duidelijk beeld te krijgen van de bedrijfscontext, te begrijpen hoe het bedrijf op dit moment werkt, voor wie er waarde gecreëerd wordt en waarom zij zijn wie ze zijn als bedrijf. Dit leidt tot verschillende ontwerpcriteria gericht op het ontwerpen van een toekomstige strategie en mogelijk een blauwdruk van het businessmodel. Het is echter nog geen silver bullet strategie. Een speciaal aangesteld team zal alle opties voor een nieuw businessmodel moeten testen: om de meest risicovolle aanname te vinden en om experimenten op te zetten om te testen, te leren en te herontwerpen.

Zoals je kunt zien, is dit proces absoluut niet lineair. Het is een proces die je zelf moet verkennen, testen en leren. Een ruimte vol met dit soort dynamische denkprocessen zorgt voor creativiteit binnen de teams, en geeft het team de ruimte om te ontdekken en waardevolle vragen op te lossen voor de organisatie.

Welke ruimte, muur of deur ga jij gebruiken om jouw strategische war room op te zetten?

Comments

Blijf op de hoogte

Lees de verhalen van onze klanten, nieuwe tools, trainingen & interessante content.