設計「線上會議體驗」的撇步

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在這個全球化的年代,我們的團隊與業務分散在世界各地,也面臨更多經營上的壓力:必須用更少的預算做更多事情,領導者經常會發現自己陷入一個窘境:我們如何能讓團隊聚在一起,共同發揮創造力,打造產品、服務、甚至是策略呢?假設選擇方案一「面對面的交流」,我們想讓團隊能聚在一起討論,有更多互動……這值得付出機票和住宿的昂貴代價?還是選擇方案二:「遠距會議」,但可能因為線上交流而犧牲品質嗎?這是一個很難回答的問題,特別是當你想應用「設計思考」的方法,讓團隊能使用便利貼和進行分組討論時。

事實上,你不需要因為選擇遠距會議而犧牲討論的品質。如果你遵循這三個技巧,你甚至可以得到比親自在工作營現場更好的效果:設計一個好的氛圍、找出 「(虛擬)空間」中的魔法,並創造與會者的動力。

設計好的氛圍

想像一下:你正走進一間你最喜歡的餐廳。有哪些周遭環境的佈置讓你覺得放鬆、舒適呢?有哪些元素,正暗示你即將吃上一頓美味佳餚?好啦好啦,你可能會說「ㄟ那個…參加線上會議和去一家最愛餐館,怎麼可以拿來比較呢?」嗯,為什麼不能比較呢?餐廳的體驗可以為了你而設計…從地板、燈光到餐具。同樣的,「參與線上會議」的體驗,也可以用同樣的思維來設計。

我喜歡在人們加入線上會議時,在螢幕上先顯示一個問題,作為開場白。例如「你最喜歡去哪裡度假?」或 「我們最後一次見面時,曾經討論 X 主題…,最近有哪些連你都覺得驚奇的進展嗎?」這類問題可以讓準時加入會議的人可以先輕鬆的聊聊,要麽是 「很高興認識你」之類的閒聊,要麽是有機會可以分享當前主題相關的思考方向。

適當的安排互動時刻,是我設計線上會議氛圍的另一種方法。最好的做法是每隔10分鐘就用一個問題、任務或不同的方式與成員互動,增加參與度。我們都曾參加過令人想打瞌睡的線上研討會,主講人滔滔不絕,而你轉台去蝦皮或Amazon買東西,或者收email。適切與頻繁的設計一些與成員的互動,你可以使人們積極地參與討論,促使他們分享自己的觀點。

找出 「(虛擬)空間」中的魔法

實體面對面的會議最棒的事,就是大家一起在同一個空間時可以產生的化學反應,我們叫它「能量」。例如,你可以用繽紛顏色的畫筆來作手寫紀錄(Flipchart),把會議的議程或討論過程中的重要內容,貼在牆上讓大家都能看見。作為線上會議的引導者,你必須找到適合的方法來運作會議,想辦法產生與實體會議相同的能量。

一個進階的技巧 – 我喜歡把手繪的會議議程放到投影片中,我總是問自己,「要如何才能創造出讓大家覺得在同一空間的感覺?」

現場和線上的設計思考會議,最大的不同,就是能使用多少視覺指示來抓住人們的注意力。在面對面的情況下,你能輕易掌握整體空間來決定:要使用多少空間,flipchart 要放哪裡才能讓大家跟著流程走。若是線上會議,你必須透過有創意的方式,捕捉並讓大家能透過視覺紀錄來回顧會議的關鍵時刻。我最喜歡的幾個視覺化的線上工具是Mural.lyMiro,根據任務的不同,甚至也使用Google Documents

創造與會者的動力

線上會議的一個關鍵優勢,是讓團隊的分享、溝通方式變得更流暢,這樣一來,能更有效的運用大家聚在一起的討論時間。在最近的一個專案中,我們事先規劃好線上會議需要涵蓋哪些內容、參與者需要哪些分組討論,我們需要分別和不同的小組進行一對一的輔導或提供他們回饋,以及線上會議結束時需要產出哪些具體成果。這樣一來,在線上的時間就可以作更策略性的運用,讓團隊能充分分享想法,並讓整個團隊吸收彼此意見。工作的節奏也改變了,團隊可以分享各自的內容、討論想法,然後預先了解每一個團隊接下來可以繼續進行的概念。這是一個非常敏捷的工作方法!

創造與會者動力的另一個進階技巧是,你需要讓參與者知道「他們正在流程的哪一個步驟」。在實體會議裡,設定檢查點(Checkpoint)是很重要的,在線上會議中就更重要了。當你依據時間分配,把會議切成好幾個段落時,你需要引導參與者了解他們會經過哪些流程,會有哪些產出。作為引導者,你要為每一步創造動力和緊迫感,例如檢查大家討論的結果是否完善,讓大家預先了解下一步的要作什麼,以及每一個步驟和整體專案的關聯性。這樣一來,參與者不但可以理解需要完成什麽,以及為什麽要完成,參與者也比較能感受「你就在現場主持會議」以及「與其他人交流」的臨場感,就如同參與實體的會議一樣。

最後要提醒大家的是,還有很多其他的技巧、訣竅和參考作法來帶領線上會議或討論,我們認為關鍵是:設計好的氛圍,找出 「(虛擬)空間」中的魔法,創造與會者動力………..同時也要靈活運用,並從過程(或團隊之間)學習。

 

說到未來,我們已經在思考擴增實境 (extended reality) 將如何影響未來的工作以及遠距團隊的協作方式。想像一下,上面提到的所有虛擬會議形式,都已經變成大家非常熟悉的日常,而且又繼續進展到一個新的層次…… 例如,一個分散在不同地區的團隊在一個即時的數位白板上工作,在這個數位白板上,在A地團隊所寫的便利貼,會自動被數位化,並且進入到另外一地團隊的對話內容中(對,我們想像的是類似於《關鍵報告》的情節,只是場景換成策略會議)。或者,一個產品的草圖原型可以馬上以3D原型的形式出現,讓客戶把玩測試,同時,產品的概念開發團隊能直接與顧客互動來取得回饋。或者,線上會議的主持人可以帶著所有小組成員,一起在線上會議的空間走動,參與者戴著個人化的頭戴式VR,一邊了解其他小組的策略討論內容和關鍵轉折點…你覺得我們瘋了嗎?這樣的未來其實並不遙遠………..你準備好要迎接這樣的多變且競爭更劇烈的未來了嗎?

如果你公司的團隊分散在各地工作,並且需要透過更聰明的方法(例如線上會議或協作),一起討論策略、產品或服務,可以找我們聊聊

我們是BMI · 方略,一個佈局全球、在地經營的策略設計顧問公司。專門協助企業組織(重新)設計未來策略、跨領域共同創新、創造新的商業模式與協助進行服務設計。我們有兩本在商管設計領域的重要著作:《獲利世代(Business Model Generation)》與《設計一門好生意(Design a better business)》。我們也曾獲得 DMI 的年度設計價值獎、Good Design Award 的設計先驅獎、設計策略獎。

 

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